Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

FM Fulfillment GmbH
Sulzbacher Straße 197
71522 Backnang
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Liam Floegel
Handelsregister: Amtsgericht Stuttgart, HRB 806950

E-Mail: info@fmfulfillment.de
Telefon: +49 (0) 157 83446676

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und das zugehörige SaaS-Produkt „LoopBoard" nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Welche Daten erheben wir?
Wir erheben Daten, die Sie uns mitteilen (z. B. bei der Registrierung: Name, E-Mail-Adresse, Passwort), sowie Daten, die automatisch beim Besuch der Website erfasst werden (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeiten). Darüber hinaus verarbeiten wir Daten, die über die Amazon Seller APIs abgerufen werden (siehe Abschnitt 6). Nutzen Sie den Belegscanner, kommen Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach hinzu (siehe Abschnitt 7d).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Die Daten dienen der Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienstleistung: der Analyse von Amazon-Verkaufsdaten, Gebühren und Einkaufskosten für Amazon Seller.

Welche Rechte haben Sie?
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Details finden Sie in Abschnitt 10.

Unsere Website und das LoopBoard-Backend werden bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland. Beim Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen in Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Grundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien Betrieb).

Datenschutzerklärung von netcup: https://www.netcup.de/kontakt/datenschutzerklaerung.php

Zur Nutzung von LoopBoard ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt/gehasht gespeichert mittels bcrypt)
• Optional: Name

Google-Anmeldung (OAuth 2.0)
Alternativ können Sie sich über Ihr Google-Konto anmelden. Dabei erhalten wir von Google Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihr Profilbild. Es werden keine Google-Passwörter bei uns gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Discord (Anmeldung und Benachrichtigungen)
Sie können sich auch über Ihr Discord-Konto anmelden. Dabei erhalten wir von Discord Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Nutzernamen und Ihr Profilbild. Wählen Sie in den Einstellungen „Mit Discord verbinden“, speichern wir Ihre Discord-Nutzer-ID und Ihren Anzeigenamen, nehmen Sie in den LoopBoard-Discord-Server auf (nur so darf unser Bot Ihnen schreiben) und schicken Ihnen Ihre LoopBoard-Benachrichtigungen, etwa zu Verkäufen, Retouren oder Sendungen, als Direktnachricht, auf Wunsch auch neue Belege aus dem Belegscanner samt Rechnungsdatei (siehe Abschnitt 7d). Alternativ können Sie einen eigenen Discord-Webhook hinterlegen, dann gehen die Benachrichtigungen in den Kanal Ihrer Wahl. In beiden Fällen wird der Inhalt der Benachrichtigungen an Discord übermittelt; Discord verarbeitet Daten auch in den USA. Die Verbindung können Sie jederzeit in den Einstellungen trennen, die gespeicherte Discord-ID wird dann gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datenschutzerklärung von Discord: https://discord.com/privacy

Die Kontodaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Bei Löschung des Kontos werden alle personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

LoopBoard verwendet technisch notwendige Cookies sowie — nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung — Analyse-Cookies von Google Analytics und Werbe-Cookies von Google Ads.

5.1 Technisch notwendige Cookies

Die folgenden Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Website). Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich.

Neben Cookies im engeren Sinne nutzen wir für einzelne Funktionen den localStorage Ihres Browsers (in der Tabelle entsprechend gekennzeichnet). Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen dieser Informationen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst); für eine etwaige anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.2 Analyse- und Werbe-Cookies (Google Analytics, Google Ads)

Nur wenn Sie über unseren Cookie-Hinweis ausdrücklich einwilligen, werden die folgenden Cookies gesetzt:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß öffnet sich der Hinweis erneut, dort genügt ein Klick auf „Zustimmung widerrufen“. Ihre Entscheidung wird für ein Jahr gespeichert; danach fragen wir erneut.

Wir bewerben LoopBoard über Google Ads, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn Sie über eine unserer Anzeigen auf diese Website gelangen und sich anschließend für die Beta anmelden, möchten wir nachvollziehen können, welche Anzeige zu dieser Anmeldung geführt hat. Nur dafür setzen wir Google Ads ein.

Was übertragen wird:
Ausschließlich die Information, dass eine Anmeldung stattgefunden hat, sowie die von Ihnen im Formular gewählte Umsatzklasse als grobe Einordnung. Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name werden nicht an Google übermittelt.

Einwilligungssignale:
Wir setzen den Google Consent Mode in der Fassung v2 ein. Vor Ihrer Entscheidung stehen sämtliche Signale (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization, analytics_storage) auf „abgelehnt“. Lehnen Sie ab, werden die Skripte von Google gar nicht erst geladen — es findet dann keinerlei Datenübertragung an Google statt.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß.

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Google Analytics verwendet Cookies (siehe Abschnitt 5.2), die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen.

IP-Anonymisierung:
Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert (anonymize_ip: true). Ihre IP-Adresse wird von Google innerhalb der EU gekürzt, bevor sie an Server in den USA übertragen wird.

Zweck der Verarbeitung:
Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um die Nutzung der Website auszuwerten und um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen.

Widerspruch / Opt-Out:
Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie unseren Cookie-Banner ablehnen ("Nur notwendige"). Zusätzlich können Sie das Browser-Plugin zur Deaktivierung von Google Analytics installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google: https://policies.google.com/privacy

Kernfunktion von LoopBoard ist die Analyse von Verkaufsdaten aus Ihrem Amazon Seller-Account. Hierfür werden Daten über die Amazon Selling Partner API (SP-API) und die Amazon Business API abgerufen und verarbeitet.

6.1 Art der Verbindung

Die Verbindung zu Ihrem Amazon Seller-Account erfolgt über das OAuth-2.0-Verfahren der Amazon SP-API. Sie autorisieren LoopBoard explizit über den Amazon-OAuth-Flow. Es werden keine Amazon-Passwörter bei uns gespeichert. Wir speichern ausschließlich:

• SP-API Refresh Token (verschlüsselt)
• Amazon Seller ID / Merchant Token
• Marketplace-IDs

Sie können die Autorisierung jederzeit über Ihr Amazon Seller Central unter „Apps verwalten" widerrufen.

6.2 Welche Daten werden abgerufen?

LoopBoard ruft ausschließlich Daten ab, die für die Profit-Analyse und Gebühren-Auswertung erforderlich sind:

6.3 Speicherung und Verarbeitung

• Die abgerufenen Daten werden in einer PostgreSQL-Datenbank auf unserem Server in Deutschland (netcup, Karlsruhe) gespeichert.
• Die Daten werden ausschließlich zur Berechnung von Profit, Margen, Gebühren und zur Darstellung im Dashboard verwendet.
• Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte, keine Nutzung zu Werbezwecken und kein Weiterverkauf.
• Die Daten werden für die Dauer Ihrer Nutzung von LoopBoard gespeichert.

6.4 Keine Endkundendaten

LoopBoard ruft keine personenbezogenen Daten von Amazon-Endkunden ab. Wir verarbeiten keine Käufernamen, Lieferadressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Amazon-Käufern. Die abgerufenen Bestelldaten enthalten ausschließlich Bestellnummern, ASINs, Mengen, Preise und Gebühren.

6.5 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Amazon Seller-Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — die Datenverarbeitung ist zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung erforderlich. Die explizite Autorisierung über den Amazon OAuth-Flow stellt zusätzlich eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dar.

6.6 Interne betriebliche Auswertung

Zur Sicherstellung des Betriebs werten wir aggregierte Konto-Kennzahlen (z. B. Umsatz, Gewinn, Bestellvolumen und Aktivität pro Konto) intern aus. Diese Auswertung dient ausschließlich betrieblichen Zwecken: Priorisierung von Support-Anfragen, Kapazitäts- und Infrastrukturplanung, Produktverbesserung sowie Erkennung von Missbrauch.

• Der Zugriff ist auf den Betreiber (Administrator) beschränkt.
• Die Kennzahlen werden nicht veröffentlicht, nicht anderen Nutzern angezeigt und nicht an Dritte weitergegeben.
• Es erfolgt keine Nutzung zu Werbe- oder Marketingzwecken gegenüber Dritten.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 1).

Für Preisverläufe, Verkaufsränge, Angebotsübersichten und die Auflösung gescannter Barcodes (EAN zu ASIN) nutzt LoopBoard den Dienst Keepa (keepa.com). Dabei übermittelt unser Server produktbezogene Kennungen an Keepa: die betreffende Artikelnummer (ASIN bzw. EAN), den gewählten Amazon-Marktplatz sowie gegebenenfalls Kennungen von Amazon-Verkäufern zur Anzeige der Verkäufernamen.

Die Abfrage erfolgt Server-zu-Server über ein Konto von LoopBoard: Ihre IP-Adresse, Ihr Name oder sonstige personenbezogene Daten werden dabei nicht an Keepa übertragen; Keepa kann die Anfrage keinem einzelnen Nutzer zuordnen. Häufig werden Anfragen zudem aus einem Zwischenspeicher auf unseren Servern beantwortet (siehe Abschnitt 3), ohne dass Keepa kontaktiert wird.

Soweit im Zusammenhang mit diesen Abfragen überhaupt personenbezogene Daten verarbeitet werden (Ihre Anfrage an unsere Server), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Keepa unter keepa.com.

LoopBoard bietet eine optionale Browser-Erweiterung ("Looptool") für Desktop-Browser an, die als In-Page-Overlay auf Amazon-Produktseiten agiert.

Datenerhebung und -nutzung:
Wenn die Looptool-Erweiterung aufgerufen wird, liest sie ausschließlich in diesem Moment öffentlichen Website-Content (wie die Amazon-ASIN und den aktuellen BuyBox-Preis) der explizit geöffneten Amazon-Produktseite aus. Diese Produktdaten werden an unsere Server (loopboard.de) übermittelt, um in Echtzeit Rentabilitätsberechnungen durchzuführen.

Authentifizierungsdaten:
Zur Synchronisierung mit Ihrem LoopBoard-Konto speichert die Erweiterung Ihren individuellen API-Token lokal und sicher im "chrome.storage" Ihres Browsers.

Speicherung, Weitergabe & Zweckbindung (Single Purpose):
Die Erweiterung erfasst keine personenidentifizierbaren Informationen, führt kein Hintergrund-Tracking fremder Webseiten (Webprotokoll) durch und lädt keinen externen "Remote Code" nach. LoopBoard verkauft oder überträgt keine Nutzerdaten an Dritte. Die übermittelten Daten werden ausnahmslos nur zum alleinigen Zweck der Erweiterung (Sourcing-Analysen für Amazon E-Commerce) genutzt und keinesfalls zur Ermittlung einer Kreditwürdigkeit verwendet.

In der mobilen Ansicht bietet LoopBoard einen Barcode-Scanner an, der die Kamera Ihres Geräts nutzt, um Produkt-Strichcodes (EAN/UPC) zu lesen. Der Kamerazugriff erfolgt erst, nachdem Sie ihn in der Abfrage Ihres Browsers ausdrücklich freigegeben haben, und lässt sich dort jederzeit widerrufen.

Die Kamerabilder werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser ausgewertet; es werden keine Fotos oder Videos gespeichert und keine Bilddaten an unsere Server oder an Dritte übertragen. An unseren Server wird nur die erkannte Artikelnummer (EAN) übermittelt, um das zugehörige Amazon-Produkt zu finden (siehe Abschnitt 6a).

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung der Funktion ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Zum lokal auf Ihrem Gerät gespeicherten Scan-Verlauf siehe Abschnitt 5.1.

Die LoopBoard-App zeigt dieselbe Anwendung wie loopboard.de in einer eigenen Hülle. Es gelten daher sämtliche Abschnitte dieser Erklärung. Darüber hinaus verarbeitet die App folgende Daten:

Push-Mitteilungen (Firebase Cloud Messaging)
Wenn Sie Mitteilungen in der App einschalten, erzeugt Ihr Gerät über Firebase Cloud Messaging, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eine Gerätekennung (Token). Wir speichern diesen Token zusammen mit Plattform, Gerätemodell und App-Version, um Mitteilungen an genau dieses Gerät zu senden. Welche Mitteilungen Sie erhalten (Verkäufe, Retouren, Monitor-Alarme), legen Sie selbst in den Einstellungen fest.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, erteilt über die Systemerlaubnis und den Schalter in den Einstellungen. Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Mitteilungen in der App oder in den Systemeinstellungen Ihres Geräts ausschalten; der Token wird dann bei uns deaktiviert. Token, die Google als ungültig meldet (etwa nach dem Entfernen der App), deaktivieren wir automatisch.

Die Mitteilung selbst — Titel und Text — wird über Server von Google zugestellt, gegebenenfalls in den USA. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. An Google übermitteln wir ausschließlich den Token und den Text der Mitteilung. Namen, Adressen oder sonstige Daten Ihrer Käufer werden nicht übermittelt. Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Widgets auf dem Startbildschirm (sofern die Plattform sie anbietet)
Widgets zeigen Kennzahlen Ihres Kontos wie Gewinn, Umsatz, Verkäufe und Bestand. Die Zahlen werden von unserem Server abgerufen und im geschützten Speicherbereich der App auf Ihrem Gerät zwischengespeichert, damit das Widget auch ohne Netzverbindung etwas anzeigt. Dieser Zwischenspeicher wird mit dem Entfernen der App gelöscht. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

Kamera
Der Barcode-Scanner nutzt die Kamera Ihres Geräts, siehe Abschnitt 7a. Kamerabilder werden auf dem Gerät ausgewertet und verlassen es nicht.

Nutzungszählung, kein Tracking
Die App enthält keine Analyse- oder Werbe-Software und keine Kennungen zu Werbezwecken. Wir zählen lediglich selbst, wie oft LoopBoard je Tag geöffnet wird und von wie vielen angemeldeten Nutzern, getrennt nach Website, Android und iOS. Gespeichert werden nur diese Tagessummen; damit niemand doppelt gezählt wird, vermerken wir an Ihrem Konto allein das Datum der letzten Zählung je Kanal. Es werden keine Dienste Dritter eingesetzt, keine Nutzungsprofile gebildet und keine Daten zu Werbezwecken verwendet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Verbesserung des Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

App-Stores
Beziehen Sie die App über einen App-Store, verarbeitet der jeweilige Store-Betreiber Daten nach seinen eigenen Bestimmungen (etwa zu Download, Aktualisierungen und Absturzberichten). Darauf haben wir keinen Einfluss.

LoopBoard bietet optional einen Daten-Assistenten („Frag LoopBoard“), der Fragen zu Ihren in LoopBoard gespeicherten Geschäftsdaten beantwortet, sowie KI-gestützte Entwürfe für Antworten an Marktplatzkunden. Beide Funktionen nutzen Sprachmodelle von Anthropic, PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA („Anthropic“). Sie werden nur tätig, wenn Sie sie aktiv verwenden.

Welche Daten übermittelt werden.
Beim Daten-Assistenten: Ihre Frage, der bisherige Gesprächsverlauf im Chat sowie die Geschäftszahlen, die der Assistent über fest definierte Lese-Abfragen aus Ihrem Workspace abruft (z. B. Verkaufs- und Einkaufssummen, Produkttitel, ASINs, Preise, Gebühren, Bestände, Retourengründe, Guthaben). Bei Antwortentwürfen: der Nachrichtenverlauf der jeweiligen Kundenanfrage, Thema, Produkt und Bestellnummer. Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen Ihrer Kunden werden nicht übermittelt. Der Assistent kann Daten nur lesen, nichts verändern und auf keinen anderen Workspace zugreifen.

Rechtsgrundlage und Empfänger.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln. Anthropic verwendet über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie höchstens 30 Tage zur Missbrauchskontrolle. Eine Übermittlung in die USA findet statt; Anthropic ist zudem unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Eigener API-Schlüssel.
Hinterlegen Sie einen eigenen Anthropic-Schlüssel, werden die Anfragen über Ihr eigenes Anthropic-Konto gestellt. Dann gelten dafür die Vereinbarungen zwischen Ihnen und Anthropic. Den Schlüssel speichern wir verschlüsselt und nur für diesen Zweck.

Protokoll.
Zu jeder Anfrage speichern wir Frage, Antwort, die verwendeten Abfragen, das Modell, den Token-Verbrauch und die Dauer, um das Kontingent zu zählen, Fehler zu finden und Missbrauch zu erkennen. Diese Protokolle gehören zu Ihrem Workspace und werden mit ihm gelöscht (Abschnitt 13).

Lexware Office.
Sie können Ihr Konto bei Lexware Office mit LoopBoard verbinden. Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland. Dafür hinterlegen Sie einen API-Schlüssel aus Lexware, den wir verschlüsselt speichern. LoopBoard überträgt dann auf Ihre Veranlassung Belege in Ihr eigenes Lexware-Konto, wo sie unter „Zu prüfen“ liegen: Rechnungen aus Amazon Business, wenn Sie das einschalten, und Belege aus dem Belegscanner, wenn Sie dort „In Lexware“ wählen. Für die Verarbeitung in Lexware gilt Ihr Vertrag mit Lexware. Datenschutzerklärung von Lexware: datenschutz.lexware.de/lexware-office

Google Drive.
Statt Lexware oder zusätzlich können Sie ein Google-Konto verbinden. LoopBoard legt Belege dann auf Ihre Veranlassung als Datei in Ihrem Google Drive ab, im Ordner „LoopBoard Belege“ mit einem Unterordner je Monat. Dafür erteilen Sie LoopBoard bei Google nur die Berechtigung, Dateien anzulegen und zu bearbeiten, die LoopBoard selbst angelegt hat; den übrigen Inhalt Ihres Drive sieht LoopBoard nicht. Wir speichern die Adresse des Google-Kontos und einen Zugangsschlüssel von Google, verschlüsselt mit demselben eigens bestimmten Schlüssel wie die Postfach-Passwörter. Trennen Sie die Verbindung, widerrufen wir den Zugang bei Google und löschen den Schlüssel; die abgelegten Dateien bleiben in Ihrem Drive. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Google verarbeitet Daten auch in den USA (Google LLC, zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework). Für die Verarbeitung in Google Drive gilt Ihr Vertrag mit Google. Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy

Belegscanner: Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach.
Mit dem Belegscanner verbinden Sie auf Wunsch ein E-Mail-Postfach. LoopBoard meldet sich dazu mit dem App- oder Postfach-Passwort, das Sie angeben, bei Ihrem E-Mail-Anbieter an, ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (IMAP über TLS) mit Prüfung des Serverzertifikats, und sieht etwa alle fünf Minuten nach neuen Mails. Mails werden dabei nur gelesen, nicht als gelesen markiert und nie gelöscht. Das Passwort speichern wir mit einem eigens dafür bestimmten Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM), zeigen es nie wieder an und löschen es sofort, wenn Sie das Postfach trennen. Bei Gmail verwendet LoopBoard keine Anmeldung über Ihr Google-Konto, sondern nur das App-Passwort, das Sie bei Google jederzeit widerrufen können.

Welche Daten gespeichert werden.
Aus Mails ab dem von Ihnen gewählten Datum speichern wir nur bei Mails mit PDF- oder XML-Anhang: Name und Adresse des Absenders, Betreff, Datum und Kennung der Mail sowie diese Anhänge mit Dateiname und Prüfsumme. Dazu gehören Rechnungen und Beilagen wie AGB, die LoopBoard als „Wahrscheinlich kein Beleg“ einsortiert. Den Text der Mails und andere Anhänge wie Bilder speichern wir nicht. Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten Dritter, etwa Namen, Anschriften oder Bankverbindungen von Rechnungsstellern. Diese Daten verarbeiten wir als Ihr Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag; verantwortlich dafür sind Sie.

Schutz vor gefälschten Rechnungen.
Zu jeder Mail mit Beleg wertet LoopBoard das Prüfergebnis aus, das Ihr E-Mail-Anbieter beim Empfang festhält (SPF, DKIM, DMARC), und zeigt, ob der Absender bestätigt ist. Außerdem liest LoopBoard den Text der Rechnung einmal aus, sucht darin Bankverbindungen (IBAN) und merkt sich je Absender die bekannten; taucht bei einem Absender eine neue auf, warnt LoopBoard. Den Text selbst speichern wir nicht, nur die gefundenen IBANs und das Prüfergebnis. Die gemerkten Bankverbindungen bewahren wir für die Dauer der Nutzung auf.

Automatisch ablegen (freiwillig).
Für einzelne Absender können Sie einschalten, dass deren Rechnungen ohne Klick abgelegt werden; LoopBoard schlägt das vor, wenn Sie dreimal von Hand abgelegt haben. Das geschieht nur, wenn der Absender bestätigt ist, die Rechnung lesbar ist und keine neue Bankverbindung enthält. Über jede automatische Ablage informiert LoopBoard Sie per Discord, sofern verbunden. Sie können die Regel jederzeit im Belegscanner ausschalten.

Kennzeichnen im Postfach.
Ist es eingeschaltet, bekommt eine Mail nach der Übertragung nach Lexware bei Gmail das Label „LEXWARE“, nach der Ablage in Google Drive das Label „DRIVE“; bei anderen Anbietern legt LoopBoard eine Kopie in den gleichnamigen Ordner. Das lässt sich je Postfach abschalten.

Benachrichtigung per Discord (freiwillig).
Haben Sie Discord verbunden und „Neue Belege per Discord“ eingeschaltet, schickt Ihnen unser Bot neue Rechnungen als Direktnachricht, mit Absender, Betreff, Dateiname und der Rechnungsdatei. Diese Inhalte werden an Discord übermittelt (Discord Netherlands BV, Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande; Verarbeitung auch durch die Discord Inc. in den USA). Discord gibt an, Übermittlungen in die USA auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln zu stützen. Sie können die Nachrichten jederzeit im Belegscanner ausschalten (siehe auch Abschnitt 4).

Speicherdauer.
Die Dateien löschen wir 30 Tage, nachdem Sie über einen Beleg entschieden haben (nach Lexware oder Google Drive übertragen oder „Kein Beleg“). Beilagen wie AGB, über die Sie 60 Tage lang nicht entscheiden, legt LoopBoard selbst als „Kein Beleg“ ab. Die Angaben zur Mail (Absender, Betreff, Datum, Status) bewahren wir für die Dauer der Nutzung auf, damit dieselbe Rechnung nicht doppelt erscheint. Beim Trennen eines Postfachs können Sie wählen, auch alle seine Belege zu löschen; mit der Löschung Ihres Kontos wird alles gelöscht. In unseren Datensicherungen bleiben Daten bis zu 14 Tage länger erhalten.

Rechtsgrundlage für die Lexware-Anbindung, Google Drive und den Belegscanner ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Alle drei Funktionen sind freiwillig und werden nur auf Ihre Veranlassung tätig.

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

8.1 E-Mail-Versand (Resend)

Für den Versand von E-Mails (Kontaktanfragen, Registrierungsbestätigung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen) nutzen wir Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Übermittelt werden dabei die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht.

Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Resend besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Datenschutzerklärung: resend.com/legal/privacy-policy

Sofern kostenpflichtige Leistungen in Anspruch genommen werden, erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe, Inc., 354 Oyster Point Boulevard, South San Francisco, CA 94080, USA, in Europa vertreten durch die Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland.

LoopBoard speichert keine Kreditkarten- oder Bankdaten. Diese werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten lediglich eine Kundenkennung, den Abonnementstatus und den Zeitpunkt der nächsten Abrechnung. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse, der gewählte Tarif und — sofern angegeben — Ihre Rechnungs- und Umsatzsteuerdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; Stripe ist zudem unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung: stripe.com/de/privacy

Wir setzen folgende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (bcrypt-Hashing)
• Verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten zu angebundenen Diensten (Amazon-Tokens, Lexware-Schlüssel und weitere)
• Postfach-Passwörter und Google-Drive-Zugänge des Belegscanners mit einem eigens dafür bestimmten Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM); der Drive-Zugang reicht nur für selbst angelegte Dateien
• Verbindungen zu E-Mail-Servern nur verschlüsselt mit Prüfung des Serverzertifikats; Verbindungen in interne Netze sind gesperrt
• Trennung der Konten: Daten sind je Konto getrennt, Zugriffe werden serverseitig gegen das angemeldete Konto geprüft
• Tägliche Datensicherung; die Kopie außerhalb des Servers ist verschlüsselt (AES-256)
• Serverstandort Deutschland (netcup, Karlsruhe)
• Zugriffsbeschränkung auf Datenbankebene
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@fmfulfillment.de

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Bei Löschung Ihres LoopBoard-Kontos werden sämtliche personenbezogenen Daten, Amazon-API-Credentials und abgerufene Verkaufsdaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO) entgegenstehen.

Für den Belegscanner gelten eigene Fristen: Rechnungsdateien werden 30 Tage nach Ihrer Entscheidung gelöscht, das Postfach-Passwort sofort beim Trennen des Postfachs und der Google-Drive-Zugang sofort beim Trennen von Google Drive (siehe Abschnitt 7d).

Die SP-API-Autorisierung wird bei Kontolöschung serverseitig entfernt. Wir empfehlen zusätzlich, die App-Autorisierung manuell in Ihrem Amazon Seller Central unter „Apps verwalten" zu widerrufen.

Sie löschen Ihr Konto selbst in den Einstellungen unter „Konto" — in der App wie auf der Website. Wie das geht und was dabei aufbewahrt werden muss, steht unter loopboard.de/konto-loeschen; dort finden Sie auch den Weg per E-Mail, falls Sie sich nicht mehr anmelden können.